7 godzin na pracę – jakie są korzyści z zebrań

Jak napisałem – jeśli działamy w organizacji, zwykle czasu na normalną pracę zostaje nam niewiele. Wynikają z tego dobre i złe rzeczy.

[more]

Po pierwsze – czasu jest mało i warto o niego dbać. Trzeba walczyć z natłokiem korespondencji i nieproduktywnych spotkań. Zaczynać od siebie, by nie pomnażać bałaganu. Bicie piany w realu i programie pocztowym to zło, coś do czego zmusza nas otoczenie.

Jest też element pozywytny. Tak niewiele w sumie pracujemy, a jednak coś powstaje. Kolejne produkty, czasem sensownie działające strony. Okazuje się, że tak naprawdę niewiele potrzeba, by powstały. Jeśli odzyskamy więc ten zmarnowany czas, możemy albo zrobić więcej, albo.. mieć go dla siebie.

Wątek poboczny – 8 godzin pracy dziennie, które przyjąłem jako podstawę obliczeń. Spotkałem się z opiniami: T, a kto pracuje 8 godzin? Nie piszę o 10, bo przede wszystkim na 8 zwykle umawiamy się z pracodawcą – wynika to w szczególności z prawa pracy. Druga sprawa – ze zwiększania czasu pracy zwykle nie wynika nic pożytecznego… Nie ma niczego imponującego w tym, że ktos nie potrafi poradzić sobie z tym co jest do zrobienia w ośmiu. Nie ma nic bohaterskiego w tym, że ktoś nie chodzi na urlop i nie spędza czasu z bliskimi…

7 godzin pracy w tygodniu

Jednym z warunków dla innowacji jest czas. Nie czas na pracę nad konkretnym zadaniem, tylko wolny czas na swobodne myślenie i eksplorację. Bez zobowiązań. Chcemy być innowacyjni? Warto iść śladem Googla i 3M, przeznaczając 15-20 procent czasu swojego – i pracowników – na ten cel.

[more]

Tylko co się dzieje z pozostałymi 80 procentami?

Część zżera komunikacja. Fred Wilson, autor znakomitego bloga, inwestor, niedawno ogłosił emailowe bankructwo. Gdy po 3 godzinach pracy w niedzielę zszedł z 1200 do 800 nieprzeczytanych maili, postanowił, że nie będzie czytał listów od innych niż 30 osób, z którymi współpracuje.

Przy okazji – pracujecie w niedzielę? To nie ładujecie baterii, które potrzebne wam są do działania przez cały tydzień.

Przeciętny użytkownik biznesowy wysyła codziennie około 110 wiadomości, odbiera 70 – podaje Radicati Group. Z jej ankiet wynika, że w 2009 około godziny i 17 minut zajmowała obsługa tego wszystkiego. Kolejną godzinę i 15 minut – komunikatory itp. To kolejne 38 proc czasu pracy. Z niego niekoniecznie coś wynika. 18 procent z odbieranych wiadomości jest czystym spamem. Kolejne 30 procent to wg Gartnera „spam zawodowy” – maile, które dostajemy, bo ktoś dopisał nas do CC lub nacisnął „odpowiedz wszystkim”.

Jeśli jednak jesteśmy w czołówce, aktywnie z tym nie walczymy, zostaje 42 procent. Wiadomo przy tym, że jesteśmy w czołówce i na razie walkę przegrywamy. Załóżmy, że statystyki kłamią, i zostaje 50 procent.

Zebrania. Kolejne statystyki: uczestniczymy w około 60 spotkaniach miesięcznie. To 15 na tydzień, czyli 3 godziny dziennie. Rzadko które trwa mniej niż godzinę, bo tak są działają wszystkie aplikacje kalendarzowe – domyślnie przydzielając taki przedział czasu. Kolejne 35 procent czasu, zaokrąglając w dół.

Zostaje 15 procent. Wystarczy na jedzenie, papieroska i pogawędkę. Nawet jeśli nie palimy, aby być produktywnym warto sobie robić przerwy po wykonaniu zadań, trzeba też rozmawiać (tak twierdzą klasycy).

Jeśli się postaramy, uzbiera sie 7 godzin pracy tygodniowo. Powodzenia.

Zacznij od informacji prasowej

Budowanie zaczyna się pomysłu. Zanim zostanie on przekuty w działający produkt czekają go liczne przygody. Pierwszy krok to decyzja o wyborze – pomysł zwykle konkuruje z podobnymi sobie. Gdy już wygra, lub gdy nadejdzie jego czas, trzeba określić, czym właściwie jest.

Jeden z nawyków skutecznego działania mówi, by zaczynać z wizją końca (to klasyka, Coveya znać warto). Z realizacją ma to wiele wspólnego, bo pomysły każdy rozumie po swojemu. Gdy słyszymy, że coś ma powstać, jakoś to sobie wyobrażamy. Im dłużej się czeka na efekt, tym bardziej rozbieżność produktu z wyobrażeniem bywa bolesna. Dlatego warto znaleźć się „na jednej kartce” (paskudna kalka językowa). Jak jednak powinna wyglądać taka wizja końca?

Z pomocą przychodzi Amazon – warto patrzeć jak robią tam rzeczy, ponieważ nieprzyzwoicie dobrze im wychodzą a uczyć się należy od najlepszych. Wśród kluczy sukcesu firmy streszczonych kiedyś na blogu SvN jest propozycja: Start with a press release of what features the user will see and work backwards to check that you are building something valuable.

Więc na początek piszemy pressa. Informacja prasowa przeważnie mówi o tym, co wartościowego dostają klienci lub użytkownicy. Powinna opisywać tylko naistotniejsze rzeczy – wybiera się je, bo to one mają znaczenie. Jest krótka, więc trzeba się w niej skupić. Takie podejście pozwala opisać to, co naprawdę ma powstać.

Problemem może być umiejętność pisania informacji prasowej…

Update (21-11-2010). Więcej informacji o tym, jak to wygląda w Amazon znalazłem w serwisie Quora, gdzie rzecz objaśnia Ian McAllister, odpowiedzialny za biznes „prezentowy” firmy:

If the benefits listed don’t sound very interesting or exciting to customers, then perhaps they’re not (and shouldn’t be built). Instead, the product manager should keep iterating on the press release until they’ve come up with benefits that actually sound like benefits. Iterating on a press release is a lot less expensive than iterating on the product itself (and quicker!).

Jak odzyskać czas?

Długie milczenie na blogu to skutek zmian w mojej pracy. Tematów, którymi się zajmuję w ciągu ostatnich dwóch lat przybyło i na pisanie nie znajduję już tak wiele czasu. Samo pisanie potem angażuje – np. w dyskusję, która znowu zżera czas. A ten jest najcenniejszym z zasobów jaki mamy.

Poza tym, pisać o tym co robię, jest trudniej. Bardziej niż chwilowe nowości na rynku interesuje mnie to, jak pracujemy i budujemy rzeczy. Jak i z czego – a to nie zmienia się z dnia na dzień. Zmieniłem w związku z tym niektóre zwyczaje:

:: Inaczej korzystam z RSSów. Kiedyś wyczytywałem do końca, dziś skanuję. Regularnie usuwam feedy, które mi nic nie dają i zawierające wiadomości, o których i tak bym się dowiedział inną drogą.

:: Zakładam, że ważne informacje i tak mnie znajdą. Nie czytam gazet i serwisów newsowych.

:: Wolę książki. Ciągle więcej istotnych informacji i wiedzy można też znaleźć w nich niż w internecie. A raczej lepsze niż więcej. Internet tworzy iluzję doskonałą – masz wrażenie, że bez przerwy się czegoś dowiadujesz, ale lektura 3 książek na dany temat daje więcej niż browsowanie za nim (wiem, że słowo browsowanie ma swoich fanów ;-).

:: Inaczej korzystam z maila. Nigdy nie zaczynam od niego dnia. Staram się poświęcać mu wydzielone sesje. I pisać tak, by odpowiedzi nie wywołały kolejnych odpowiedzi. Jeśli konwersacja się szanse się rozciągać, inicjuję bezpośredni kontakt. Nawiasem mówiąc, używamy wszyscy tego narzędzia dość beznadziejnie. Jedna z gorszych rzeczy jaką robimy to nieustanne „wiszenie” na poczcie 🙂

:: Zamykam okna – multitasking to zło. „Taby” w przeglądarce są wygodne, nieustanne przełączanie powoduje straty czasu.

Czasem zaglądam na blogi o produktywności. Pojawiły się w ostatnim czasie bardzo sensowne polskie. Zastanawia mnie tylko, dlaczego tak często publikują. Przecież te zasady nie zmieniają się z dnia na dzień…