Samodzielne zespoły – największe wyzwania

By zespoły były rzeczywiście niezależne potrzebne są spore zmiany w organizacji. Trzeba pokonać kilka barier. Część z nich oparta jest na wieloletnich przyzwyczajeniach i starych sposobach robienia rzeczy.

Pisałem już kiedyś o rozmiarze zespołu – nie może być za duży. Przy większych grupach trudniej buduje się zaufanie i nie da się osiągnąć tzw. bezpieczeństwa psychologicznego. Sprawia ono, że każdy zabiera głos i zapadają lepsze decyzje. W Amazon twierdzą, że jeśli na lunch zespół potrzebuje więcej niż dwie pizze, wtedy jest on zbyt duży.

Photo by Ricardo Frantz on Unsplash

Z drugiej strony członkowie zespołu powinni mieć w sumie wszystkie kompetencje niezbędne do działania. W startupie finansowym Transferwise, który zajmuje się międzynarodowymi przelewami, w zespołach zajmujących się ekspansją są bankowiec i prawnik.

Zespoły zaczynają naprawdę przynosić korzyści, gdy ich wysiłek dotyczy tego, co widzą odbiorcy. Nie są to struktury ani procesy, użytkownicy widzą produkty. Dlatego zamiast pionowych układów opartych na hierarchii mamy grupy zajmujące się tym, co tworzy firma.

Trzeba tak określić zakres odpowiedzialności, żeby zespół mógł działać niezależnie – nie czekając na zgody czy pracę innych. Rzeczy, które wymagają koordynacji zawsze trwają dłużej. Planowanie zajmuje czas, współpraca wymaga komunikacji co daje więcej możliwości popełniania błędów. Na dodatek priorytety koordynujących się mogą być różne.

Przy ustalaniu zakresu „własności” wyzwaniem są aspekty technologiczne, zwłaszcza dla firm rozwijających oprogramowanie. Trzeba tak budować systemy, by składały się z części, w których zmiany można wprowadzić niezależnie. Autonomia nie może przy tym prowadzić do sytuacji, w której tylko ludzie z konkretnych zespołów są w stanie zmieniać i naprawiać swoje części aplikacji. W starszych (co może oznaczać „tylko” 10 lat) i złożonych systemach jest to trudniejsze. Czasem ciężko ocenić, czy większym problemem jest technologia czy bariery związane z lękiem bardziej doświadczonych inżynierów. Nie chcą oddawać odpowiedzialności bojąc się o jakość i bezpieczeństwo.

Wcześniej zapewniały to struktury (jeśli zapewniały) co skutkowało jednak wolniejszym działaniem. Nowy podział idzie w poprzek wszystkiego co dotąd obowiązywało. Lider zespołu zwykle nie jest nawet szefem ludzi, z którymi pracuje. Czasem nawet nikt nie jest liderem, a ta rola na pewno nie musi wynikać z funkcji. Zmienia się odpowiedzialność szefów – w szczególności szef produktu może nie podejmować już samodzielnie decyzji o… produkcie. To celowo przerysowany przykład. Teraz jego zadaniem będzie nauczyć specjalistów od produktu tak działać, by dobrze robili swoje współpracując z zespołem. Nadal do nich będzie należało podejmowanie decyzji o priorytetach, jednak muszą to robić angażując zespół.

Kluczowe jest to „dobrze”. Nie zostawiamy ludzi samymi sobie by w jakiś demokratyczny sposób dla własnej satysfakcji robili co im się podoba. Zadaniem tzw. managementu jest zapewnić, by w swojej kompetencji członkowie zespołów osiągnęli pozwalającą na samodzielność sprawność i „fachowość”. To też kluczowy element – mieć w każdym zespole na tyle dobre kompetencje w danym obszarze, by jego przedstawiciel samodzielnie lub choćby w parze mógł reprezentować swoją dziedzinę. Dlatego zespoły się „buduje” a nie po prostu tworzy inaczej niż dotychczas układając ludzi.

Zespół sam decyduje co i jak robi, a kluczowe w ustalania co te rzeczy mają dać są cele. Cele, a nie szczegółowe plany rozwojowe. Cele, które mówią co chcemy osiągnąć i po czym poznamy, że to się udało. Cele zorientowane na poprawę produktu, która może być mierzona np. popularnością czy parametrami świadczącymi o jakości dla odbiorców. Nie da się uniknąć współpracy i koordynacji między zespołami. W tym również pomagają wspólnie określane cele i działający proces podejmowania związanych z nimi decyzji.

*

Zapraszam na warsztat „Skuteczne cele zespołu – OKRy w praktyce„. Najbliższa edycja 12.02.2019

*

Nie chcesz przegapić wpisu? Zapisz się na newsletter. Przychodzi raz na miesiąc.
Obok ostatnich wpisów zawiera linki do materiałów uzupełniających.