Gdy budujemy coś nowego pytanie „kiedy” należy do trudniejszych. Trudno ocenić ile zajmie realizacja projektu, a jego najmniej przewidywalny etap to projektowanie. To w jego trakcie szuka się rozwiązań. Gdy nie wiadomo co będzie projektowane, nie sposób powiedzieć ile potrwa. Na dodatek projekt zwykle zatwierdzają jacyś decydenci. Mogą go odrzucić i spowodować powrót do początku prac. Samo projektowanie ma miejsce na samym początku realizacji. Do deadlinów jest daleko i może się wydawać, że projekt jeszcze się nie toczy. Trudniej w takiej sytuacji o mobilizację.
Jak organizować projektowanie by szło sprawnie a efekt był przewidywalny? Próbą odpowiedzi na to pytanie jest cykl wpisów o procesie projektowym realizowanym przez Google Ventures Design Studio. Autor, Jake Knapp, postawił sobie za cel zamknąć projektowanie od konceptu do testów w pięciu dniach „sprintu”. To co pisze jest interesujące nie tylko ze względu na metodę, ale na spostrzeżenia dotyczące pracy w zespołach.
Projektanci należą zwykle do „rzadkich” zasobów. Jak pisze Knapp, w samym Google nie było trudno pozyskać na kilka dni 3-4 projektantów. W startupach, z którymi współpracuje Design Studio (i mniej zasobnych korporacjach) szczęściem jest dostęp do jednego. Dlatego jeśli już mają coś robić, warto szukać sposobów, by szło sprawnie. Sporo zależy od dyscypliny. Knapp uważa, że praca w ograniczonym czasie zwykle daje dobre efekty. Deadline wymusza postęp.
Choć nad projektem pracuje zespół, nie jest to praca grupowa w tradycyjnym rozumieniu. W ostatnich latach coraz częściej pisze się o jej wadach. W grupie głos mają najgłośniejsi, rzadko najbardziej utalentowani. Często efektem ustaleń jest kompromis – posługując się nim rzadko wybiera się dobre rozwiązania. Początkowa burza mózgów z dużą liczbą pomysłów to dobra zabawa, jednak najciekawsze pomysły pochodzą od jednostek. Uwagi nt. dynamiki grup i sposobu podejmowania decyzji projektowych są wybitne – widać, że czytamy słowa praktyka.
Projektowanie to przede wszystkim podejmowanie decyzji. Jeden z częściej popełnianych przez projektantów błędów to rozpoczynanie od makiet wysokiej jakości. Ich tworzenie zajmuje dużo czasu i powoduje, że autorom trudno się z taką makietą rozstać. Zamiast szukać najlepszej drogi, poświęcają energię na obronę własnej. To tylko utrudnia wybór. Gdy trzeba wybierać potrzebny jest dobry proces krytyki propozycji. Konflikty jakie się pojawiają najlepiej pokazują możliwości i wostrzają kluczowe aspekty projektu. Nie należy ich unikać, warto zwrócić szczególną uwagę na rzeczy, które budzą kontrowersje.
W czasie projektowania potrzebne jest zaangażowanie wszystkich, zwłaszcza osoby, która decyduje. Gdy później zakwestionuje ustalenia, cały proces okaże się stratą czasu. Często jest to umowny „dyrektor”, nie na co dzień dostępny. Należy go sprowadzić w kluczowych momentach. Co ciekawe, nawet osoby, które zwykle decydują, w grupie zaczynają się zachowywać bardziej demokratycznie niż zwykle. Nie zawsze potem będą popierać decyzje, które podjęły. Dlatego warto zastosować jakieś metody wymuszające u nich asertywne zachowania.