Planowanie dat w rozwoju produktów przynosi więcej szkody niż pożytku. Są jednak sytuacje, kiedy nie można terminów uniknąć. Co robić a czego wtedy unikać?
Jak już pisałem, ustalanie terminów w projektach rozwojowych przypomina wróżenie. Czasem jednak nie ma wyjścia i trzeba coś zrobić w określonym czasie. Może to wynikać ze zobowiązań, zmian prawnych lub wydarzenia, którego nikt nie przesunie. Może też wynikać z potrzeby poprawy wydajności.
W pewnych sytuacjach narzucenie terminu mobilizuje. Prawo Parkinsona mówi, że praca wypełnia cały dostępny czas. Można wykorzystać termin, by je złamać. Przypomnijcie sobie jak sprawnie zamykacie sprawy przed dłuższym urlopem. Można posprzątać zaległości robiąc na serio ćwiczenie „co bym zrobił, gdybym w piątek szedł na urlop?”. Podobnie jest, gdy umawiamy się ze sobą na określony efekt np. „zakończę ten dokument dziś do 17stej”. W większej skali można przyjąć np. „do marca 90 proc. użytkowników będzie korzystać z nowej wersji systemu” i odwrócić problem pytając co trzeba zrobić, by to było możliwe.
Wiadomo, że parametry projektu są ze sobą powiązane. Programiści powtarzają chętnie, że nie można równocześnie robić rzeczy szybko i dobrze. Kiedy trzeba czegoś dostarczyć na termin niezbędne jest ograniczenie liczby rzeczy, które zostaną zrobione. Z pewnych elementów – których tworzenie zwykle uwzględnia się budując wielkie harmonogramy – trzeba zrezygnować, w innych pójść na skróty.
Gdy walczymy o termin ofiarą padają rzeczy, które mogą nie być kluczowe. W warunkach bojowych takie decyzje podejmuje się bardzo sprawnie. Lepiej jednak zawsze wiedzieć, co jest ważne. Priorytetyzacja jest kluczem, ale w normalnych warunkach jest trudna, bo wolimy trwać w iluzji, że możemy mieć wszystko. Lepiej jednak się rozwija produkty gdy wdrożenia wynikają z nieustannej priorytetyzacji a miarą powodzenia jest wzrost dostarczonej wartości w czasie. W tym podejściu ważniejszy od terminów staje się rytm pracy.
Dobre zespoły rzadko potrzebują zrywów, stale pracują żwawym tempem. Jeśli jednak działamy na termin, od samego początku warto sobie narzucić tempo. W kulcie daty jest o to trudniej. Wygrywa podejści studencko-amatorskie: zaczynamy powolutku, data wydaje się odległa, pierwsze tygodnie spędzamy w beztrosce, potem zarywamy noce i weekendy. Chwała bohaterom, ale tak nie warto.
Rzadko kto rozumie te wszystkie zależności. Dlatego ważna jest komunikacja z otoczeniem. Od początku warto uświadamiać partnerów i tzw. interesariuszy jak działamy, z czego to wynika i gdzie w danym momencie jesteśmy. Trzeba zarządzać oczekiwaniami, komunikować postęp oraz wyłapywać problemy (które się pojawiły i z którymi się mierzymy). Inna będzie reakcja gdy po 3 miesiącach ciszy przyjdziecie z problemem i wiadomością „prosimy o przesunięcie deadlinu”, inna, gdy od samego początku kluczowe osoby będą wiedziały jak nam idzie. Są przypadki, w których to nic nie da, częściej jednak można uzyskać wsparcie np. w podjęciu trudnych decyzji.
Sama data jest ważnym elementem tej komunikacji. Jeśli nie jest z góry narzucona warto zastosować trick z branży filmowej. Tam dopiero na kilka miesięcy przed finałem podaje się dzień premiery. Wcześniej określa się ją ramowo np. podając miesiąc albo kwartał. Na wczesnym etapie zobowiązania warto podawać orientacyjnie.