Tebe.blog

Pisanie odręczne czeka renesans, jak płyty winylowe. Lepiej już dziś zaopatrz się w notatnik z dobrym papierem i przyzwoite pióro. Może być kulkowe, do tradycyjnego dojrzejesz. Oto dlaczego warto, jeśli chcesz sprytniej pracować i lepiej się uczyć.

Trochę o inspiracjach. Zawsze notowałem, ze względu na historię zawodową i dlatego, że jestem wzrokowcem. Ktoś kiedyś podarował mi pióro, ktoś inny duży notatnik Moleskina. To niemal frazes, ale one naprawdę mają dobry papier i są dopracowane. Nie znalazłem dobrej, trwałej alternatywy. Wcześniej miałem już na koncie kilka zapisanych notatników, ale wtedy zaczęło się na dobre. W zeszłym roku doszła do tego wiedza, że można inaczej, lepiej.

Czasem tak jest, że materiały na dany temat zaczynają się mnożyć jeśli już zwrócimy na niego uwagę. Tak jak czarne audi (pomyślcie o nim a potem więcej ich zobaczycie na ulicy). Jakiś rok temu na podcaście Manager Tools posłuchałem epizodu „A Notebook and A Pen„. Niedawno ukazał się ten artykuł w Quartz. Warto się wgłębić, bo to niezły punkt startowy, a z mojej strony najciekawsze elementy.

Wszyscy wokół stukają klawiaturami. Nieliczni postępowcy wodzą palcami po komórkach. Obie grupy są mniej efektywne niż im się to wydaje. Są na to badania. Choć dziś na wszystko są badania, ale te mają sens, narracja z nimi związana ma. Pisanie odręczne jest bardziej efektywne w nauce i pracy niż elektroniczne. Przewaga pióra nad klawiaturą nie leży w szybkości. Pisanie elektroniczne jest szybsze. Różnica wynika z tego, jak notujemy i co jeszcze robimy poza notatkami…

Pisząc na klawiaturze zwykle odtwarzamy słowo w słowo to, co jest przekazywane. Notując odręcznie jesteśmy zmuszeni do przetwarzania. Każda litera wymaga odrębnej akcji. Ograniczenia szybkości zmuszają więc do większej uwagi, dzięki temu lepiej zapamiętujemy.

Robiąc notatki odręczne możemy robić tylko notatki odręczne. Zen.

Notatnik nie ma drugiego okna, nic tu nie działa w tle. To kolejne ograniczenie, które dziś bardzo często się przedaje. Niektórzy potrafią zachować dyscyplinę i skupić się na jednej rzeczy. Są jednak w mniejszości, szansa, iż jesteś jednym z nich jest mała. Multitasking jest sztuczny, źle wpływa na każdą z wykonywanych równocześnie rzeczy. Na to też są badania.

Kiedy już zaczniemy prowadzić notatki odręczne, okazuje się, że są na to lepsze, przemyślane sposoby. W szkole najwyżej uczymy się zapisywania a nie notowania. Proponuję zapoznanie się z systemem notowania z Uniwersytetu Cornella. Dzieli się w nim kartkę na trzy części, odcinając duże marginesy z lewej i na dole. Część główna przeznaczona jest na notatki, lewa na pytania i wskazówki, dolna na podsumowanie. Trochę tego dużo. Spróbowałem to zaadoptować i do celów zawodowych dzielę rozłożoną stronę notatnika odcinając w niej prawe dolne 20 proc. Tam umieszczam rzeczy do zrobienia i kluczowe ustalenia, do których trzeba wrócić. Jest to wystarczająco dobre.

Pisanie to temat rzeka. Więcej myśli i informacji do dalszych eksploracji:

– Warto się nauczyć notować pracując nad tym, co zapisywać i w jakiej formie. Np. ograniczając się tylko do ustaleń, zamiast zapisywać przebieg dyskusji oraz np. posługując się skrótami (inicjały, najczęściej powtarzające się stwierdzenia)

– Jest masa alternatywnych metod notowania, które pozwalają na zwiększenie efektywności. Pisanie fonetyczne, symbole. Sporo do nauczenia.

– Samo pisanie ma masę zastosowań poza zawodowymi. Prowadzenie dziennika może pełnić rolę terapeutyczną, stając się dobrym narzędziem do autorefleksji i wpływając korzystnie na rozwój osobisty. W HBR przeczytałem, że im ważniejszą rolę pełnisz w organizacji tym bardziej powinieneś prowadzić dziennik (link).

Dzieci potrafią zadawać pytania. Z czasem tracą tę umiejętność. W pracy zadawanie pytań bywa kluczem do rozwiązań, ale wymaga to ćwiczeń. Jest kilka klasycznych zestawów pytań, które warto znać. Wymieńmy je.

Kto, co zrobił, kiedy i gdzie? Taki zestaw pozwala rozłożyć na czynniki pierwsze dowolną informację. Jeśli ktoś pracował w mediach, zapewne go poznał. Na podstawie tych pytań można ocenić kompletność informacji. Jeśli czytacie jakąkolwiek wiadomość, identyfikujcie te składowe.

Skąd to wiemy? Gdy już mamy odpowiedzi na pierwszy zestaw warto zidentyfikować, co jest źródłem informacji. Skąd autor, czy też przekazujący, ją ma. Czy jest ona potwierdzona w niezależnych źródłach? Czy pojedyncze źródło jest godne zaufania i jaki ma interes w przekazywaniu informacji. To dziś staje się coraz trudniejsze – tyle jest informacji, które wydają się profesjonalne. Dochodzi czynnik: jakie są kompetencje piszącego (na przykład przy informacjach o zdrowiu czy diecie – dziś nawet powołując się na wyniki badań łatwo napisać bzdury). A uzupełniając zestaw: w jakim czasie ta wiadomość powstała (nie zawsze w internecie łatwo zidentyfikujecie datę publikacji).

Dlaczego? To pytanie o przyczynę. Gdy coś zaszło, warto dowiedzieć się, co to spowodowało. Przy wypadkach, awariach i błędach takie pytanie powinno się zadać pięć razy. Dopiero wtedy dojdziemy do pierwotnej przyczyny problemu, pierwszego klocka w dominie, który się przewrócił i spowodował to i owo. To nauka z podejścia lean i praktyka stosowana w Amazon. To nie jest trywialne dobrze zapytać „dlaczego” pięć razy. Sztuka składa się nie tylko z powtarzania pytania – trzeba ocenić, czy kolejne odpowiedzi prowadzą nas do pierwotnej przyczyny.

Jakie jest zadanie? Co trzeba zrobić – pisałem niedawno o tym – zanim się za coś zabierzemy warto ustalić co w zasadzie ma powstać. To pytanie pochodzi m.in. od Petera Druckera. Nie ma bez niego realizacji, nie ma bez niego projektów i rozwoju produktów.

Kto, co robi i do kiedy? To są fundamenty działania i zarządzania projektami. Przydają się w skali mikro i makro. Czy jesteśmy zwinni czy ociężali lub kaskadowi, musimy to wiedzieć, gdy za coś się zabieramy. Ubrał to w zgrabną formułę niejaki Mark Horstman z podcastu Manager Tools, który tu często polecam.

Co nam to da? Oraz „skąd będziemy wiedzieli, że nam się udało”. Warto wiedzieć, zanim zaangażujemy siebie i innych w jakieś zadanie albo zestaw prac. To dość banalne i jak każde z tych pytań, rzadko używane. Tak po prostu.

I wtedy co? To moje niedawne odkrycie. Gdy już to wszystko zrobimy, gdy już się uda, w jakiej będziemy sytuacji i co będziemy musieli, jakie będą skutki, również uboczne. W filmie „Gdzie jest Nemo” jest fajna scena, w której rybki uciekają z gabinetu dentystycznego. W woreczkach. Udaje im się, lądują na oceanie w tych workach i unoszą się na wodzie ciągle zawiązane… Często zaskakuje nas sytuacja, do której się zmierzaliśmy, jak nam się wydawało, całkowicie świadomie.

Tym, których nudzą pytania, przypomnę przysłowie: mierz dwa razy, tnij raz. Mierz nawet trzy razy. To działa.

Tym razem o jednoznaczności i autonomii. To, czy jakąś rzecz jesteśmy w stanie zrobić można ustalić zaczynając od podstawowego pytania: co jest do zrobienia. Niby oczywiste, a rzadko stosowane.

Pracownik i szef ustalają termin przygotowania projektu. Znajdują szybki ale jak się zdaje realistyczny, za około 10 dni. Potem pięciokrotnie go przesuwają a w międzyczasie na jakiś czas zawieszają prace. Jest gotowy po miesiącu. Powód? Okazało się, że zadanie składało się z kilku rzeczy, w które musiały być zaangażowane dodatkowe 2 osoby.

Pisałem niedawno o kanbanie. Zaczynamy w nim od określenia listy zadań. Potem wybieramy, które realizować. Jeśli spróbujemy przy okazji zaplanować termin zakończenia to zapewne przecenimy swoje możliwości i dostępny czas. To podstawy psychologii planowania. Z czasem można nauczyć, o ile się mylimy lub jak bardzo musimy się dyscyplinować.

Dość łatwo jest gdy zadanie zależy wyłącznie od nas. Autonomia jest jednak rzadkim komfortem. Bardzo często potrzebujemy czyjejś pomocy lub decyzji. Jeśli nawet jest to tylko jedna osoba, to nasze błędne szacunki z jej pomyłkami zaczynają się mnożyć. Tak, te błędy się nie dodają, mnożą się. Jeśli sami jesteśmy stanie planować myląc się w 30 procentach przypadków, to z równie dobrą osobą szacunek będzie się sprawdzał już tylko w 49 proc. Większość osób zwykle ma swoje, dla nich ważniejsze, zadania i nie zawsze przy deklarowaniu terminu są umysłem i sercem z nami.

Na początku dobrze się przyjrzeć zadaniu i zadać pytanie podstawowe „co właściwie jest do zrobienia”. Warto zadać je zawsze, a jeśli termin deklarujemy jakiejś osobie, dobrze z nią potwierdzić, że chodzi właśnie o to. Jeśli zadanie zależy jeszcze od kogoś, ważnym krokiem powinno być ustalenie terminu z tą osobą. Jeśli zobowiązania nie podejmują wszyscy zaangażowani, bardzo szybko zaczynamy tworzyć fikcję.

Planując własne zadania najlepiej nazywać rzeczy tak, by na liście mieć tylko to, co zależy wyłącznie od nas. Wtedy „kończenie” będzie wyzwalać pozytywne emocje. Jeśli mamy np. „Napisać i wysłać opis projektu” to wydaje się to w miarę bezpieczne. Jeśli projekt trzeba poprzeć danymi, które ktoś musi dostarczyć, trzeba ustalić z nim, kiedy to zrobi. A potem zaplanować weryfikację tego kroku.

To jest tak dobre, że nie mogę tego nie wrzucić. Tyle się mówi o tym, że ważniejsze jest słuchanie niż mówienie, ale właściwie dlaczego tak jest i czemu to służy?

Robię notatki z książek, by do nich wracać. To jedyny sposób, żeby wiedza zapracowała. W kindlu jest łatwo, z papierem trzeba kombinować. Nie lubie kreślić, idealnie byłoby zapisywać ważne rzeczy, ale nie zawsze są warunki. Komórka zawsze jest po ręką więc robię zdjęcia. Jakiś czas temu przeglądałem to co wybrałem z „High Output Management” Andy Grove’a, jednego z założycieli Intela.

Sięgnąłem po tę książkę z dwóch powodów. Po pierwsze jest to jeden z najlepszych podręczników zarządzania dla nowoczesnych organizacji. Czytali ją w startupach gdy w internecie nie było tylu treści o zarządzaniu. Po drugie Grove opisuje w niej fundamenty OKRów, którymi się zajmowałem.

Książka jest napisana niezwykle prostym językiem. Między innymi dlatego, że angielski był drugim językiem autora. Grove pisze czasem o bardzo podstawowych rzeczach. Każdą rozkłada na czynniki pierwsze, pokazując rządzące nią fundamentalne zasady. Stara się wytłumaczyć jak coś działa, jakby opisywał algorytmy codziennej pracy. Dzięki temu odsłania znaczenie wielu tematów.

Dlaczego więc słuchanie jest ważne? Żeby wiedzieć czy zostaliśmy zrozumieni. Do tego trzeba mieć pełny kontakt z rozmówcą. Jego nie da się uzyskać nie słuchając „agresywnie”.