Tym razem o jednoznaczności i autonomii. To, czy jakąś rzecz jesteśmy w stanie zrobić można ustalić zaczynając od podstawowego pytania: co jest do zrobienia. Niby oczywiste, a rzadko stosowane.
Pracownik i szef ustalają termin przygotowania projektu. Znajdują szybki ale jak się zdaje realistyczny, za około 10 dni. Potem pięciokrotnie go przesuwają a w międzyczasie na jakiś czas zawieszają prace. Jest gotowy po miesiącu. Powód? Okazało się, że zadanie składało się z kilku rzeczy, w które musiały być zaangażowane dodatkowe 2 osoby.
Pisałem niedawno o kanbanie. Zaczynamy w nim od określenia listy zadań. Potem wybieramy, które realizować. Jeśli spróbujemy przy okazji zaplanować termin zakończenia to zapewne przecenimy swoje możliwości i dostępny czas. To podstawy psychologii planowania. Z czasem można nauczyć, o ile się mylimy lub jak bardzo musimy się dyscyplinować.
Dość łatwo jest gdy zadanie zależy wyłącznie od nas. Autonomia jest jednak rzadkim komfortem. Bardzo często potrzebujemy czyjejś pomocy lub decyzji. Jeśli nawet jest to tylko jedna osoba, to nasze błędne szacunki z jej pomyłkami zaczynają się mnożyć. Tak, te błędy się nie dodają, mnożą się. Jeśli sami jesteśmy stanie planować myląc się w 30 procentach przypadków, to z równie dobrą osobą szacunek będzie się sprawdzał już tylko w 49 proc. Większość osób zwykle ma swoje, dla nich ważniejsze, zadania i nie zawsze przy deklarowaniu terminu są umysłem i sercem z nami.
Na początku dobrze się przyjrzeć zadaniu i zadać pytanie podstawowe „co właściwie jest do zrobienia”. Warto zadać je zawsze, a jeśli termin deklarujemy jakiejś osobie, dobrze z nią potwierdzić, że chodzi właśnie o to. Jeśli zadanie zależy jeszcze od kogoś, ważnym krokiem powinno być ustalenie terminu z tą osobą. Jeśli zobowiązania nie podejmują wszyscy zaangażowani, bardzo szybko zaczynamy tworzyć fikcję.
Planując własne zadania najlepiej nazywać rzeczy tak, by na liście mieć tylko to, co zależy wyłącznie od nas. Wtedy „kończenie” będzie wyzwalać pozytywne emocje. Jeśli mamy np. „Napisać i wysłać opis projektu” to wydaje się to w miarę bezpieczne. Jeśli projekt trzeba poprzeć danymi, które ktoś musi dostarczyć, trzeba ustalić z nim, kiedy to zrobi. A potem zaplanować weryfikację tego kroku.