Trick na początek roku. By zaoszczędzić czas przygotowując prezentację, dokument czy projekt zacznij od określenia formy. Porzuć próby literackie i ogranicz się. Są szanse, że dzięki temu nie wykonasz niepotrzebnej pracy.
W naszym życiu zawodowym pisania i przekazywania idei uniknąć się nie da. Dla wielu jest to wysiłek bolesny. Najpierw ulegając instynktowi zbieracza długo kolekcjonują materiał. Biorą wszystko co pasuje z notatek, maili, dodają rzeczy wypisane w czasie pracy zespołu. Potem próbują przetworzyć. Pokutuje wyuczone skojarzenie pisania z wypracowaniem – starają się tworzyć poprawne językowo, epickie sentencje. Czasem (gdy starczy czasu) dopiero w tym momencie robią finalny dokument wycinając i przetwarzając. Potem usprawiedliwiają cytując klasyka „napisałbym krócej, gdybym miał więcej czasu”.
A gdyby zacząć od określenia pytań, formy i docelowego rozmiaru, czy też układu wypowiedzi. I wypełnić ramy, wpisując tylko te rzeczy, które stanowią treść. To wcale nie jest łatwe. W masie materiału z normalnego podejścia tej treści nadal może nie być.
Typowy przykład – jesteśmy na zebraniu. Ktoś notował, więc powstają tzw. minutki. Ta zaraza składa się często z wszystkiego co w czasie dyskusji zostało powiedziane. Mogłoby to służyć późniejszej pracy, ale w zasadzie nigdy się to nie dzieje. Jedyne ustalenia jakie powinny być przekazane to decyzje – na co się umówiliśmy – co, kto i do kiedy zrobi. Czasem to tylko pięć linijek z trzech godzin. Jest konkret, ale wygląda łyso. Myślimy, że gdy mało, to nie było zrobione. Tymczasem w minutkach często nie ma tych nawet pięciu linijek treści.
Praca wypełnia cały dostępny czas. Dlatego dobrze go ograniczyć. Określona forma może na podobnej zasadzie ograniczyć ilosć treści przy okazji zapewniając, że będzie kompletna. Może to być układ slajdów w prezentacji – spis, tytuły i pytania na które odpowiedzą (to nadaje myśleniu strukturę). Może to być gotowy formularz – tabelka, w której polach mieści się tylko określona liczba znaków. Taką formą są też cele zapisane jako OKR-y – przy ich ustalaniu praca idzie w jakościową treść. Forma jest precyzyjnie zdefiniowana, czasem by sprawdzić jakość wystarczy przyjrzeć się stronie formalnej – większość przypadków za pierwszym podejściem nie przechodzi tej próby.
W wypowiedzi zamiast pozwalać płynąć słowom wraz ze strumieniem świadomości lepiej mieć w głowie standardowy zestaw pytań. Niezłe przykłady znajdziecie w wykładzie Matta Abramsa na YouTube (i w uzupełniających notatkach). Mogą to być pytania w układzie Co / Co z tego / Co teraz? Lub w takim: Jaki jest problem / Dlaczego to ważne dla odbiorców / Co powinniśmy z tym zrobić.
Jak więc działać? Przygotowując cokolwiek najpierw określamy na jakie pytania chcemy odpowiedzieć i jakie informacje muszą się tam znaleźć. Mając formę nie warto robić kroków pośrednich, od razu trzeba zacząć ją wypełniać. Czasem nawet nie trzeba sięgać do źródeł – sporo już mamy w głowie. Wpisujemy to równoważnikami, bez literatury. Zaczynamy poprawiać już wypełnione – np. zdobywając feedback od kogoś, kto przeczytał i stwierdził, że nie rozumie. Chodzi też o to, żeby za jakiś czas nadal było zrozumiałe. W ten sposób nie przeinwestujemy, nie przyzwyczaimy się do swojego dzieła i szybciej wszyscy będa wiedzieli o co nam chodzi.