OKRy i V2Momy są zaprojektowane by ułatwiać komunikację celów, zapewniać przejrzystość, wymuszać skupienie i dyscyplinę. Służy temu ściśle określony format, sposób ustalania i stojący za nim proces. Jak to wszystko działa?
To kontynuacja poprzedniego wpisu: OKRy i V2Momy – o co w tym chodzi? Opisuję frameworki wspomagające zarządzenie celami wprowadzone w branży technologicznej przez takie firmy jak Intel, Salesforce czy Google.
W internecie można znaleźć sporo materiałów na ich temat. Gdy je czytam mam wrażenie, że patrzę na ciastka przez okno wystawowe. Nieźle się zapowiadają, jednak nic nie wiemy o smaku. Opisy wydają się odpowiadać na wszystkie pytania, ale gdy podejmie się próbę ich zastosowania, zaczynają się schody. Praktyka od teorii różni się bardziej w praktyce, niż w teorii.
Najlepiej opisane są OKRy (Objectives Key Results – cele i kluczowe wyniki). Format stosuje i promuje Google. Istnieje co najmniej 5 aplikacji typu Saas, które obsługują proces zarządzania za pomocą OKRów. Kupuje się w nich abonament i zyskuje narzędzia do wpisywania, publikacji i rozliczania celów. Rozwijające je start-upy prowadzą content marketing. Tworzą materiały pomagające w zrozumieniu i wdrożeniu tego podejścia. Jeśli chcemy dowiedzieć się czegoś na jego temat i zadamy np. pytanie na Quorze, pierwszymi, którzy odpowiedzą będą zwykle marketerzy.
W każdym z tych frameworków cele dla zespołu lub człowieka mają ustalony zapis. Muszą zmieścić się na jednej stronie, co zapewnia zwięzłość. Muszą być przejrzyste, co ułatwia komunikację – przyjęte cele zwykle są jawne w organizacji. Poznają je szefowie, członkowie zespołów i współpracownicy. Dzięki temu wszyscy wiedzą co kto robi. Nie da się pracować zwinnie, w autonomicznych zespołach, bez przejrzystości.
Gdy czyta się dobrze ustalony zestaw celów, rzecz wygląda na prostą i oczywistą. Jednak, jak już pisałem, prostota wymaga wysiłku. Dobre OKRy są trudne do napisania. Nawet jeśli wiemy, co jest najważniejsze i co chcemy osiągnąć to nazwanie tego i ustalenie dobrych miar jest wysiłkiem. Są dziesiątki sposobów by zrobić to źle i rzecz rzadko wychodzi za pierwszym razem. Jednak ten wysiłek pozwala na lepsze zrozumienie wyzwania i zaplanowanie działań.
Sytuacja, w której dokładnie wiemy co trzeba zarobić, zdarza się rzadko. Tu OKRy wymuszają wybór. Ustala się je w stałym rytmie np. co kwartał. Taki proces zapewnia regularny przegląd sytuacji i podejmowanie decyzji o tym, co będzie najważniejsze w najbliższym czasie. Format i rytm zapewniają dyscyplinę, limit liczby celów pozwala się skupić.
Gdy już decyzje zostaną podjęte, cele obowiązują do końca cyklu. Między ustaleniami nie powinno się robić zmian. Nawet jeśli coś nie wyjdzie, z kolejnym ustaleniem priorytetów trzeba poczekać. Dzięki temu zyskujemy – również rzadką w dzisiejszej pracy – konsekwencję. Czas między ustaleniami celów ma służyć przede wszystkim realizacji i osiąganiu wyników. Na koniec kwartału cele są rozliczane – to pozwala na ocenę postępu na drodze do celu.