Kategoria: PL

Pora na grubszy temat. Kiedy zaczynaliśmy pracę w internecie, niewielu spodziewało się, że czeka nas rewolucja, zmiana sposobu działania firm. Dziś można zapytać: jakie cechy wspólne, mają firmy po cyfrowej transformacji? Pokuszę się o własną diagnozę – opartą o doświadczenie i o to, co dziś się na ten temat pisze.

Są firmy internetowe i reszta. O tych drugich jeszcze 7 lat temu prowadziło się dyskusje pod hasłem „Gdzie w organizacji robi się internet„. Dziś mówi się o tym zupełnie inaczej. Ostatnio sporo pisze się o zmianach pod hasłem cyfrowa transformacja. Dlaczego dopiero teraz? Być może to moment, w którym pierwsze organizacje zdecydowały się uznać, że im się udało i o tym opowiedzieć. Takie zmiany trwają – potrzeba na to od 3 do 5 lat.

Weźmy dwa ważne artykuły opublikowane w tym roku. Oba z szacownych źródeł i o transformacji firm z tradycjami. Holenderski bank ING zmieniał się inspirując tym jak pracują Google i… Spotify. Stosuje dziś metody oparte o to jak działa „szwedzki Startup”, z którego muzykę być może właśnie teraz odtwarzacie. W banku działają „squoty”, pracuje się w metodykach zwinnych. O tym jak radykalnia była to przemiana świadczy fakt, że w styczniu 2015 bank w zasadzie „zwolnił” wszystkich pracowników w centrali prosząc ich by aplikowali na miejsca w nowej strukturze. O szczegółach szefowie banku opowiadają w wywiadzie opublikowanym w styczniu przez magazyn McKinsey Quarterly.

(O procesie Spotify wspominałem pierwszy raz 3 lata temu).

W HBR właśnie ukazał się materiał o tym jaką transformację przeszedł General Electric. W artykule „How I Remade GE” Jeff Immelt, który od 2001 prowadził firmę opisuje jak przekształcił GE w firmę technologiczną. Najbardziej inspirujące materiały jakie na niego wpłynęły to słynny artykuł Marca Andreessena z 2011 „Why Software is eating the world” oraz książka Erica Riesa „Lean Startup”. Sam Ries zresztą zatrudniony był przy procesie zmiany.

Podchodzę do podobnych historii z pewną rezerwą i wam też radzę. Dopóki nie wiemy jak jest w środku, nie jest pewne, czy to prawdziwa zmiana czy kończy się na przemalowanej fasadzie. Nie kwestionuję tych przypadków, mam jednak świadomość jakie znaczenie ma kultura w organizacjach. Ona zjada wszystko na śniadanie, nie tylko strategię jak pisał Drucker. Im większe ma firma tradycje, z tym większym apetytem.

Jednak warto podkreślić cechę wspólną – w tych i innych wypadkach wszystko kręci się wokół technologii. Niedawno podczas ciekawego spotkania mój rozmówca stwierdził „wszystkie firmy są dziś technologiczne”. Z IT biorą się problemy z pracą i ich rozwiązania oraz związane z nimi nowe metody. Zmieniają one nie tylko sposób pisania oprogramowania, ale również sposób pracy, struktury i procesy.

Ponad 2 lata temu prowadziliśmy w technologii Gazeta.pl, we własnym zakresie, swoiste badania terenowe. Zapytaliśmy osoby z kilku firm, którym się udało jak pracują i wyróżniliśmy cechy wspólne. Chodziło nam o zarządzanie rozwojem oprogramowania. Dzięki temu np. wprowadziliśmy zarządzanie celami za pomocą OKR-ów (które wzięło się z Intela i Googla).

Jakie jeszcze są te cechy wspólne? O tym wkrótce.

Łatwo stracić cel z oczu, gdy mamy za dużo możliwości. Gdy próbując skorzystać z każdej, zaczynamy się rozdrabniać. Eksploracja staje się mimowolną prokrastynacją. Lepiej nałożyć sobie ograniczenia i skupić się na tym, co chcemy osiągnąć. Jak?

Oglądałem prezentację wyników eksperymentów wykorzystujących możliwości złożonego systemu. Testowany był w konkretnym celu, ale badający nie mogli powiedzieć, czy go spełniał. Sprawdzali wiele opcji, ale nie przybliżyło ich to do odpowiedzi. Na pewno za to się rozwinęli.

Gdy podejmujemy decyzję, warto mieć do dyspozycji co najmniej trzy rozwiązania. Jednak nie dużo więcej. Przy mniejszej liczbie trudno mówić o wyborze, ale nadmiar szkodzi. Podobnie w narzędziach, z których korzystamy. Dla człowieka z młotkiem wszystko wygląda jak gwóźdź. W świecie pracy na ekranach człowiek z pudełkiem narzędzi spróbuje skorzystać z każdego, bez względu na to, czy jest taka potrzeba.

Często piszę na ten temat. W gruncie rzeczy bowiem, po raz kolejny chodzi o to, jak uzyskać skupienie. Posłużę się przykładem tworzenia prezentacji. Zapewne czasem przyłapujecie się nad tym, że czas mija wam na pracy nad kolorami, marginesami i animacjami. Czy zwiększają jakość przekazu? Nie, ale łatwiej się bawić formą.

Sztuką jest się zatrzymać. W przypadku narzędzia – wyłączyć, schować, usunąć z oczu konsolę. Przede wszystkim ustalić „co w zasadzie chcę powiedzieć”. Potem wybrać czego użyć. Jak do tego można podejść? Zaczynając od umownej białej kartki.

Dobra jest metafora porządkowania szafy. Sposobem na pozbycie się niepotrzebnych rzeczy może być wyjęcie wszystkiego i wymuszenie wyboru tego, co zostanie. Mamy stos rzeczy, obok stawiamy np. za mały dla niego pojemnik. Zapełniamy go, reszta wylatuje (choćby do przedsionka śmietnika jakim bywa np. piwnica). Podejmujemy decyzję o tym co zostawić, a nie co wyrzucić.

Gdy piszę zbieram notatki na dany temat, zawsze znacznie więcej niż potrzeba. Gdy już poznam rzecz z różnych stron, nie edytuję całości, choć o to bardzo łatwo. Kiedyś mi się to zdarzało, teraz tworzę nowy plik i piszę od zera. Czasem niczego nie trzeba zbierać. W wielu tematach związanych z pracą, którą wykonujemy, stajemy się ekspertami. Mój sposób: ogranicz czas, zacznij od zera, napisz już dziś co trzeba. Potem zobaczymy, czego brakuje.

Niektórzy wieczorem zabierają się za przygotowanie prezentacji, którą mają pokazać następnego dnia. W tym szaleństwie jest element metody – w takim momencie nie można już bujać w obłokach, trzeba podejmować konkretne decyzje. Ograniczenie czasowe wynika tu z braku dyscypliny, ale jest bardzo twarde. Dla osób, które nie są w stanie się zdyscyplinować może to być jedyna droga. Nie uważam jej za dobrą.

Lepiej gdy ograniczenie wynika z dyscypliny. Warto to ćwiczyć. Ustalić np. dziś, od teraz za 3 godziny będę miał pełną treść i kolejność wszystkich slajdów. Trzy godziny to niedużo, ale praca wypełnia cały dostępny czas, w zarwanej nocy nie będzie go więcej. Prezentację natomiast wypada ćwiczyć.

Dobrze też zacząć pracę poza narzędziem, przenieść myślenie na kartkę. Lub do notatnika, nie edytora tekstów. Zauważyliście, że wiele produktywnych osób korzysta z narzędzi, które mają niewiele możliwości poza główną? Jeśli robimy prezentację, szkic przygotować na papierze. Na kartce można tylko coś napisać i skreślić. Nie da się łatwo edytować ani przestawiać. Nie da się zmieniać kolorów.

Nad samą formą warto popracować niezależnie. Potem umówić się z sobą, że nie zajmujemy się już jej modyfikacją. Znowu – ograniczyć czas na te zabawy. Ma być czytelnie, równo i przejrzyście. Nie musi się ruszać.

Pisanie odręczne czeka renesans, jak płyty winylowe. Lepiej już dziś zaopatrz się w notatnik z dobrym papierem i przyzwoite pióro. Może być kulkowe, do tradycyjnego dojrzejesz. Oto dlaczego warto, jeśli chcesz sprytniej pracować i lepiej się uczyć.

Trochę o inspiracjach. Zawsze notowałem, ze względu na historię zawodową i dlatego, że jestem wzrokowcem. Ktoś kiedyś podarował mi pióro, ktoś inny duży notatnik Moleskina. To niemal frazes, ale one naprawdę mają dobry papier i są dopracowane. Nie znalazłem dobrej, trwałej alternatywy. Wcześniej miałem już na koncie kilka zapisanych notatników, ale wtedy zaczęło się na dobre. W zeszłym roku doszła do tego wiedza, że można inaczej, lepiej.

Czasem tak jest, że materiały na dany temat zaczynają się mnożyć jeśli już zwrócimy na niego uwagę. Tak jak czarne audi (pomyślcie o nim a potem więcej ich zobaczycie na ulicy). Jakiś rok temu na podcaście Manager Tools posłuchałem epizodu „A Notebook and A Pen„. Niedawno ukazał się ten artykuł w Quartz. Warto się wgłębić, bo to niezły punkt startowy, a z mojej strony najciekawsze elementy.

Wszyscy wokół stukają klawiaturami. Nieliczni postępowcy wodzą palcami po komórkach. Obie grupy są mniej efektywne niż im się to wydaje. Są na to badania. Choć dziś na wszystko są badania, ale te mają sens, narracja z nimi związana ma. Pisanie odręczne jest bardziej efektywne w nauce i pracy niż elektroniczne. Przewaga pióra nad klawiaturą nie leży w szybkości. Pisanie elektroniczne jest szybsze. Różnica wynika z tego, jak notujemy i co jeszcze robimy poza notatkami…

Pisząc na klawiaturze zwykle odtwarzamy słowo w słowo to, co jest przekazywane. Notując odręcznie jesteśmy zmuszeni do przetwarzania. Każda litera wymaga odrębnej akcji. Ograniczenia szybkości zmuszają więc do większej uwagi, dzięki temu lepiej zapamiętujemy.

Robiąc notatki odręczne możemy robić tylko notatki odręczne. Zen.

Notatnik nie ma drugiego okna, nic tu nie działa w tle. To kolejne ograniczenie, które dziś bardzo często się przedaje. Niektórzy potrafią zachować dyscyplinę i skupić się na jednej rzeczy. Są jednak w mniejszości, szansa, iż jesteś jednym z nich jest mała. Multitasking jest sztuczny, źle wpływa na każdą z wykonywanych równocześnie rzeczy. Na to też są badania.

Kiedy już zaczniemy prowadzić notatki odręczne, okazuje się, że są na to lepsze, przemyślane sposoby. W szkole najwyżej uczymy się zapisywania a nie notowania. Proponuję zapoznanie się z systemem notowania z Uniwersytetu Cornella. Dzieli się w nim kartkę na trzy części, odcinając duże marginesy z lewej i na dole. Część główna przeznaczona jest na notatki, lewa na pytania i wskazówki, dolna na podsumowanie. Trochę tego dużo. Spróbowałem to zaadoptować i do celów zawodowych dzielę rozłożoną stronę notatnika odcinając w niej prawe dolne 20 proc. Tam umieszczam rzeczy do zrobienia i kluczowe ustalenia, do których trzeba wrócić. Jest to wystarczająco dobre.

Pisanie to temat rzeka. Więcej myśli i informacji do dalszych eksploracji:

– Warto się nauczyć notować pracując nad tym, co zapisywać i w jakiej formie. Np. ograniczając się tylko do ustaleń, zamiast zapisywać przebieg dyskusji oraz np. posługując się skrótami (inicjały, najczęściej powtarzające się stwierdzenia)

– Jest masa alternatywnych metod notowania, które pozwalają na zwiększenie efektywności. Pisanie fonetyczne, symbole. Sporo do nauczenia.

– Samo pisanie ma masę zastosowań poza zawodowymi. Prowadzenie dziennika może pełnić rolę terapeutyczną, stając się dobrym narzędziem do autorefleksji i wpływając korzystnie na rozwój osobisty. W HBR przeczytałem, że im ważniejszą rolę pełnisz w organizacji tym bardziej powinieneś prowadzić dziennik (link).

Dzieci potrafią zadawać pytania. Z czasem tracą tę umiejętność. W pracy zadawanie pytań bywa kluczem do rozwiązań, ale wymaga to ćwiczeń. Jest kilka klasycznych zestawów pytań, które warto znać. Wymieńmy je.

Kto, co zrobił, kiedy i gdzie? Taki zestaw pozwala rozłożyć na czynniki pierwsze dowolną informację. Jeśli ktoś pracował w mediach, zapewne go poznał. Na podstawie tych pytań można ocenić kompletność informacji. Jeśli czytacie jakąkolwiek wiadomość, identyfikujcie te składowe.

Skąd to wiemy? Gdy już mamy odpowiedzi na pierwszy zestaw warto zidentyfikować, co jest źródłem informacji. Skąd autor, czy też przekazujący, ją ma. Czy jest ona potwierdzona w niezależnych źródłach? Czy pojedyncze źródło jest godne zaufania i jaki ma interes w przekazywaniu informacji. To dziś staje się coraz trudniejsze – tyle jest informacji, które wydają się profesjonalne. Dochodzi czynnik: jakie są kompetencje piszącego (na przykład przy informacjach o zdrowiu czy diecie – dziś nawet powołując się na wyniki badań łatwo napisać bzdury). A uzupełniając zestaw: w jakim czasie ta wiadomość powstała (nie zawsze w internecie łatwo zidentyfikujecie datę publikacji).

Dlaczego? To pytanie o przyczynę. Gdy coś zaszło, warto dowiedzieć się, co to spowodowało. Przy wypadkach, awariach i błędach takie pytanie powinno się zadać pięć razy. Dopiero wtedy dojdziemy do pierwotnej przyczyny problemu, pierwszego klocka w dominie, który się przewrócił i spowodował to i owo. To nauka z podejścia lean i praktyka stosowana w Amazon. To nie jest trywialne dobrze zapytać „dlaczego” pięć razy. Sztuka składa się nie tylko z powtarzania pytania – trzeba ocenić, czy kolejne odpowiedzi prowadzą nas do pierwotnej przyczyny.

Jakie jest zadanie? Co trzeba zrobić – pisałem niedawno o tym – zanim się za coś zabierzemy warto ustalić co w zasadzie ma powstać. To pytanie pochodzi m.in. od Petera Druckera. Nie ma bez niego realizacji, nie ma bez niego projektów i rozwoju produktów.

Kto, co robi i do kiedy? To są fundamenty działania i zarządzania projektami. Przydają się w skali mikro i makro. Czy jesteśmy zwinni czy ociężali lub kaskadowi, musimy to wiedzieć, gdy za coś się zabieramy. Ubrał to w zgrabną formułę niejaki Mark Horstman z podcastu Manager Tools, który tu często polecam.

Co nam to da? Oraz „skąd będziemy wiedzieli, że nam się udało”. Warto wiedzieć, zanim zaangażujemy siebie i innych w jakieś zadanie albo zestaw prac. To dość banalne i jak każde z tych pytań, rzadko używane. Tak po prostu.

I wtedy co? To moje niedawne odkrycie. Gdy już to wszystko zrobimy, gdy już się uda, w jakiej będziemy sytuacji i co będziemy musieli, jakie będą skutki, również uboczne. W filmie „Gdzie jest Nemo” jest fajna scena, w której rybki uciekają z gabinetu dentystycznego. W woreczkach. Udaje im się, lądują na oceanie w tych workach i unoszą się na wodzie ciągle zawiązane… Często zaskakuje nas sytuacja, do której się zmierzaliśmy, jak nam się wydawało, całkowicie świadomie.

Tym, których nudzą pytania, przypomnę przysłowie: mierz dwa razy, tnij raz. Mierz nawet trzy razy. To działa.